KIOSK CREW

User Guide untuk Brand

Panduan Penggunaan Website Kiosk Crew Terbaru

1 Pengenalan Kiosk Crew

Kiosk Crew merupakan layanan fulfillment dan pengelolaan gudang yang membantu Brand mengelola produk, stok, dan pesanan melalui satu dashboard.

Panduan ini disusun untuk membantu Brand memahami fungsi menu dan submenu pada website Kiosk Crew terbaru, mulai dari pengelolaan saldo dan penyimpanan hingga pengelolaan produk, stok, dan pesanan.

3 Persiapan Akun Brand

Sebelum menggunakan website Kiosk Crew terbaru, pastikan Brand telah menyiapkan hal-hal berikut:

  • Akses login dashboard.
  • Informasi profil Brand yang diperlukan.
  • Informasi marketplace yang digunakan.
  • Data produk dan SKU yang akan dikelola.
  • Informasi kebutuhan penyimpanan dan layanan tambahan yang akan digunakan.

Pastikan informasi yang disiapkan sudah benar agar proses pengelolaan produk dan operasional dapat berjalan dengan lancar.

4 Coin Wallet

Coin Wallet merupakan menu untuk mengelola saldo yang digunakan dalam pembayaran layanan Kiosk Crew. Melalui menu ini, Brand dapat melakukan top-up serta memantau saldo dan riwayat transaksi.

4.1 Top-up Saldo

Untuk melakukan top-up saldo, ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Buka menu Coin Wallet.
  2. Pilih opsi Top-up Coin.
  3. Masukkan nominal atau pilih paket top-up yang tersedia.
  4. Periksa kembali detail transaksi sebelum melanjutkan.
  5. Selesaikan pembayaran sesuai instruksi yang tersedia.
  6. Periksa status transaksi dan saldo setelah pembayaran berhasil.

Brand dapat membatalkan transaksi top-up yang belum dibayar. Jika pembayaran telah berhasil tetapi saldo belum bertambah, periksa status transaksi atau hubungi tim Kiosk Crew dengan menyertakan bukti pembayaran.

4.2 Pemantauan Saldo

Brand disarankan memantau saldo secara berkala untuk memastikan saldo tersedia bagi kebutuhan operasional.

Hal yang perlu diperhatikan:

  • Periksa saldo yang tersedia dan riwayat transaksi.
  • Pantau penggunaan Coin untuk pembayaran layanan.
  • Pastikan saldo mencukupi sesuai kebutuhan operasional.
  • Perhatikan ketentuan minimum top-up dan kebijakan saldo yang berlaku.

4.3 Ketentuan Saldo Nol

Apabila saldo mencapai Nol (0) Coin dan tidak dilakukan top-up dalam waktu 48 jam, konsekuensi akan diterapkan sesuai ketentuan layanan Kiosk Crew yang berlaku. Brand disarankan memastikan saldo mencukupi agar operasional tidak terganggu.

5 Warehouse

Warehouse merupakan menu untuk mengelola kapasitas penyimpanan barang Brand di gudang Kiosk Crew. Kapasitas penyimpanan dihitung dalam satuan CBM (Cubic Meter), sehingga Brand dapat menyesuaikan kapasitas sewa dengan jumlah dan ukuran barang yang akan disimpan.

5.1 Pengelolaan Kapasitas Penyimpanan

Untuk mengajukan penyewaan kapasitas penyimpanan, ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Buka menu Warehouse pada dashboard.
  2. Klik tombol + Tambah Storage.
  3. Masukkan jumlah kapasitas penyimpanan yang ingin disewa dalam satuan CBM.
  4. Sebelum menentukan kapasitas, Brand dapat menggunakan fitur Cost Calculator untuk memperkirakan kebutuhan dan biaya penyimpanan berdasarkan kapasitas yang diinginkan.
  5. Periksa kembali jumlah kapasitas dan estimasi biaya sebelum melanjutkan pengajuan.
  6. Ikuti instruksi pada website untuk menyelesaikan proses pengajuan penyewaan storage.

Cost Calculator

Kiosk Crew menyediakan fitur Cost Calculator yang dapat digunakan sebagai acuan bagi Brand untuk memperkirakan biaya penyimpanan sebelum menentukan kapasitas yang akan disewa. Brand dapat memanfaatkan fitur ini untuk menyesuaikan kebutuhan kapasitas dengan anggaran dan jumlah barang yang akan disimpan.

Hal yang Perlu Diperhatikan

  • Tentukan kapasitas berdasarkan perkiraan jumlah dan ukuran barang yang akan disimpan.
  • Gunakan Cost Calculator sebagai acuan sebelum mengajukan penyewaan storage.
  • Tarif penyimpanan mengikuti daftar harga dan ketentuan kerja sama yang berlaku.

6 Inventory Management

Inventory Management merupakan menu untuk mengelola data produk, pengajuan stok masuk, pemantauan stok, pemeriksaan stok, serta pengeluaran stok dari gudang Kiosk Crew.

Menu ini memiliki lima (5) submenu, yaitu Item & SKU, Inbound Request, Stock Overview, Stock Audit, dan Stock Removal.

6.1 Item & SKU

Item & SKU digunakan untuk mendaftarkan data item dan SKU yang akan dikelola oleh Kiosk Crew. Data ini diperlukan agar produk dapat diidentifikasi dengan benar dalam proses penerimaan barang dan pemenuhan pesanan.

Registrasi Item

Registrasi Item digunakan untuk memasukkan data barang ke dalam sistem sebelum didaftarkan sebagai SKU. Langkah-langkah:

  1. Buka menu Inventory Management.
  2. Pilih submenu Item & SKU.
  3. Pilih opsi Tambah Item.
  4. Tentukan jenis item yang akan didaftarkan:
    • Single Item: untuk produk yang akan dijual.
    • Packaging: untuk kemasan milik Brand yang digunakan dalam operasional.
  5. Lengkapi informasi item sesuai kolom yang tersedia.
  6. Periksa kembali informasi yang telah diisi.
  7. Simpan atau kirim registrasi sesuai instruksi pada website.

Registrasi SKU

Setelah item didaftarkan, Brand dapat melanjutkan proses registrasi SKU sesuai kebutuhan. Langkah-langkah:

  1. Buka menu Inventory Management, kemudian pilih submenu Item & SKU.
  2. Pilih opsi untuk Daftarkan SKU.
  3. Masukkan SKU ID menggunakan kode dari Brand atau kode Kiosk Crew. SKU ID maksimal terdiri dari 8 karakter.
  4. Masukkan nama SKU atau produk secara manual, atau gunakan nama yang dihasilkan otomatis oleh website apabila tersedia.
  5. Pilih Channel tempat SKU atau produk dijual.
  6. Pilih satu atau lebih item yang telah didaftarkan sebelumnya sesuai kebutuhan SKU.
  7. Lengkapi identitas SKU dan informasi lainnya sesuai kolom yang tersedia.
  8. Periksa kembali data sebelum mengirimkan registrasi.

Ketentuan Registrasi Item dan SKU

  • Setiap produk atau variasi produk harus memiliki identitas SKU yang sesuai.
  • SKU ID harus unik dan sesuai dengan label atau barcode pada produk fisik.
  • SKU ID yang sama tidak boleh digunakan untuk produk berbeda.
  • Registrasi item dan SKU memerlukan persetujuan tim Kiosk Crew.
  • Data berstatus Submitted masih dapat diedit, sedangkan data berstatus Approved tidak dapat diedit, sesuai ketentuan sistem yang berlaku.

Pastikan item dan SKU telah terdaftar serta memperoleh persetujuan sebelum mengajukan Inbound Request agar data barang dapat dicocokkan saat penerimaan di gudang.

6.2 Inbound Request

Inbound Request digunakan untuk mengajukan pengiriman barang ke gudang Kiosk Crew. Melalui submenu ini, Brand menginformasikan produk dan jumlah barang yang akan dikirimkan agar tim Kiosk Crew dapat mempersiapkan proses penerimaan.

Membuat Inbound Request

  1. Buka menu Inventory Management.
  2. Pilih submenu Inbound Request.
  3. Pilih opsi untuk Buat Inbound Request.
  4. Masukkan informasi barang yang akan dikirimkan, termasuk SKU dan jumlah barang.
  5. Lengkapi informasi lain yang diminta pada website.
  6. Periksa kembali detail pengajuan, kemudian kirim request sesuai instruksi pada halaman.
  7. Pantau status pengajuan melalui dashboard. Berdasarkan alur yang berlaku, pengajuan berstatus Submitted menunggu persetujuan tim Kiosk Crew.
  8. Setelah pengajuan berstatus Approved, lengkapi informasi pengiriman sesuai tahapan yang tersedia.

Mengisi Informasi Pengiriman

Setelah Inbound Request disetujui, Brand perlu melengkapi informasi pengiriman barang ke gudang.

  1. Buka pengajuan Inbound Request yang telah disetujui.
  2. Pilih ekspedisi yang digunakan.
  3. Masukkan nomor resi pengiriman sesuai ketentuan.
  4. Jika barang dikirim sendiri oleh Brand, pilih ekspedisi Other dan lengkapi informasi pengiriman sesuai prosedur yang berlaku.
  5. Periksa kembali informasi sebelum menyimpan data.

Persiapan Pengiriman Barang

Sebelum mengirimkan barang ke gudang, pastikan:

  • SKU dan jumlah barang sesuai dengan pengajuan.
  • Produk memiliki label atau barcode yang dapat diidentifikasi.
  • Informasi ekspedisi dan nomor resi telah dilengkapi sesuai ketentuan.
  • Jadwal pengiriman telah disesuaikan dengan ketentuan penerimaan gudang Kiosk Crew.

Penerimaan dan Quality Control

Setelah barang tiba di gudang, tim Kiosk Crew akan melakukan pemeriksaan sesuai prosedur penerimaan dan QC yang berlaku.

Pemeriksaan meliputi:

  • Kesesuaian SKU dan identitas produk.
  • Jumlah barang yang diterima.
  • Kondisi fisik barang.
  • Kesesuaian barang dengan pengajuan Inbound Request.

Apabila ditemukan barang bermasalah dari hasil pemeriksaan Inbound Request, Brand wajib menentukan tindakan (action) melalui pilihan yang tersedia paling lambat 7 hari setelah hasil Inbound Request diterbitkan. Apabila tidak ada tindakan dalam batas waktu tersebut, penalty fee akan dikenakan sesuai ketentuan Kiosk Crew.

Brand dapat memantau status pengajuan melalui dashboard dan mengikuti arahan tim Kiosk Crew terkait tindak lanjut barang bermasalah.

6.3 Stock Overview

Stock Overview digunakan untuk memantau ketersediaan stok barang Brand yang tercatat di gudang Kiosk Crew. Informasi stok dapat membantu Brand memantau persediaan dan merencanakan pengadaan ulang barang.

Stock Level

Stock Level dapat digunakan sebagai acuan untuk memperkirakan kebutuhan restock berdasarkan data penjualan yang tersedia pada sistem.

Brand disarankan memantau Stock Level secara berkala, terutama untuk produk dengan penjualan tinggi, agar kebutuhan pengadaan stok dapat direncanakan dengan lebih baik.

Hal yang Perlu Diperhatikan

  • Periksa jumlah stok secara berkala.
  • Gunakan informasi Stock Level sebagai salah satu acuan perencanaan restock.
  • Pastikan data SKU sesuai dengan produk yang terdaftar.
  • Apabila ditemukan perbedaan antara stok sistem dan kondisi aktual, lakukan pengecekan serta koordinasikan tindak lanjut dengan tim Kiosk Crew.

6.4 Stock Audit

Stock Audit merupakan proses pemeriksaan stok fisik di gudang untuk mencocokkan jumlah dan kondisi barang dengan data yang tercatat pada sistem. Audit dilakukan secara berkala sebanyak 2 kali dalam sebulan, yaitu pada pertengahan bulan (tanggal 14–17) dan akhir bulan (tanggal 30/31 hingga tanggal 3 bulan berikutnya), serta dapat dilakukan sewaktu-waktu apabila diperlukan.

Dalam prosesnya, Kiosk Crew memeriksa selisih stok, kehilangan, kerusakan, kedaluwarsa, atau kondisi barang lain yang memerlukan tindak lanjut. Berdasarkan hasil pemeriksaan, Kiosk Crew akan memberikan hasil audit dan rekomendasi penanganan, seperti Add to Stock, SKU Conversion, Stock Adjustment, atau Pull Out, sesuai kondisi yang ditemukan.

Hal yang Perlu Diperhatikan

  • Brand dapat mengajukan keberatan atas hasil atau rekomendasi audit melalui grup WhatsApp operasional dalam waktu maksimal 24 jam setelah hasil disampaikan.
  • Apabila tidak ada keberatan dalam batas waktu tersebut, tindak lanjut akan mengacu pada keputusan Kiosk Crew.
  • Penanganan atas barang yang rusak atau hilang mengikuti ketentuan layanan Product Damage & Loss yang berlaku.

6.5 Stock Removal

Stock Removal merupakan bagian dari Inventory Management yang menyediakan dua submenu, yaitu Stock Issue Pull Out dan Stock Withdrawal. Kedua submenu ini digunakan untuk mengajukan pengeluaran stok dari gudang Kiosk Crew dengan kebutuhan yang berbeda.

6.5.1 Stock Issue Pull Out

Stock Issue Pull Out digunakan oleh Brand untuk menentukan tindak lanjut atas barang bermasalah yang ditemukan melalui proses Inbound Request maupun Stock Audit. Stock Issue Pull Out digunakan oleh Brand untuk menentukan tindak lanjut atas barang bermasalah yang ditemukan melalui proses Inbound Request maupun Stock Audit.

Jika Brand memilih action Pull Out, barang wajib diambil maksimal 30 hari sejak action tersebut dipilih. Apabila barang tidak diambil dalam batas waktu 30 hari, Kiosk Crew akan mengirimkan barang ke alamat Brand apabila saldo mencukupi untuk biaya pengiriman. Jika saldo tidak mencukupi, barang akan dimasukkan ke proses disposal sesuai ketentuan Kiosk Crew.

6.5.2 Stock Withdrawal

Stock Withdrawal digunakan untuk mengajukan pengambilan stok dari gudang Kiosk Crew oleh Brand.

Langkah-langkah:

  1. Buka menu Inventory Management.
  2. Pilih submenu Stock Removal, kemudian pilih Stock Withdrawal.
  3. Pilih item atau SKU yang akan diambil.
  4. Masukkan jumlah barang yang ingin dikeluarkan.
  5. Lengkapi informasi pengambilan atau pengiriman sesuai kolom yang tersedia.
  6. Periksa kembali detail pengajuan, kemudian kirim sesuai instruksi pada website.
  7. Pantau status pengajuan dan koordinasikan jadwal pengambilan dengan tim Kiosk Crew sesuai prosedur yang berlaku.

Pilihan Metode Pengambilan Stok

Brand dapat memilih metode pengambilan sesuai pilihan yang tersedia dan ketentuan layanan.

1. Menggunakan Jasa Kiosk Crew (Berbayar)

Kiosk Crew membantu menyiapkan dan mengemas barang seperti proses packing pesanan. Biaya layanan mengikuti ketentuan tarif yang berlaku.

2. Self Pick Up (Gratis)

Brand mengambil barang secara mandiri tanpa menggunakan jasa Kiosk Crew. Pada metode ini, Kiosk Crew tidak menyediakan kardus atau kemasan dan tidak melakukan proses packing. Brand bertanggung jawab menyiapkan kebutuhan pengemasan serta membawa barang saat pengambilan.

Hal yang Perlu Diperhatikan

  • Pastikan SKU dan jumlah barang yang diajukan sudah sesuai.
  • Ikuti prosedur dan persetujuan yang berlaku untuk pengajuan.
  • Pastikan jadwal dan metode pengambilan telah dikonfirmasi sebelum barang diambil.
  • Perubahan stok mengikuti proses pengeluaran barang yang tercatat di sistem.

6.5.3 Return Request

Return Request merupakan submenu untuk memantau dan menangani barang retur yang kembali ke gudang Kiosk Crew, baik dari pesanan marketplace maupun pesanan reguler yang dikembalikan ke gudang.

Setiap barang retur akan melalui proses pemeriksaan kualitas (Quality Control/QC) dengan ketentuan yang sama seperti proses penerimaan barang melalui Inbound Request.

Pemeriksaan Barang Retur (QC)

Setelah barang retur tiba di gudang, tim Kiosk Crew akan melakukan pemeriksaan untuk mengetahui kondisi barang dan menentukan apakah terdapat masalah yang memerlukan tindak lanjut.

Apabila ditemukan barang berstatus Issue, Brand wajib memberikan tindakan (action) melalui sistem paling lambat 7 hari setelah hasil pemeriksaan retur diterbitkan. Jika tidak ada tindakan dalam batas waktu tersebut, penalty fee akan dikenakan sesuai ketentuan Kiosk Crew.

Informasi Return Order

Melalui Return Request, Brand juga dapat melihat informasi terkait pesanan retur, meliputi:

  • Status Banding: informasi apakah pesanan retur sedang dalam proses pengajuan banding atau tidak.
  • Alasan Retur: informasi mengenai alasan pesanan dikembalikan berdasarkan data retur yang tersedia.

Hal yang Perlu Diperhatikan

  • Periksa hasil QC setiap barang retur secara berkala.
  • Berikan action untuk barang berstatus Issue maksimal 7 hari setelah hasil pemeriksaan diterbitkan.
  • Perhatikan status banding dan alasan retur untuk membantu proses pengecekan serta tindak lanjut.
  • Pantau status Return Request melalui dashboard dan ikuti arahan tim Kiosk Crew apabila diperlukan.

7 Fulfillment

Fulfillment merupakan menu yang digunakan untuk mendukung pemenuhan pesanan Brand, mulai dari pengelolaan pesanan reguler, pengajuan pesanan di luar marketplace, hingga informasi pengiriman. Menu Fulfillment terdiri dari tiga submenu, yaitu Orders, Fulfillment Request, dan Shipment.

7.1 Orders

Orders digunakan untuk mengelola pesanan reguler yang diproses melalui sistem Kiosk Crew.

Persiapan Data Pesanan

Data pesanan diproses menggunakan file CSV. Hal yang perlu diperhatikan:

  • SKU ID pada marketplace harus sama dengan SKU ID yang terdaftar di website Kiosk Crew.
  • Periksa kesesuaian SKU dan jumlah produk pada data pesanan.
  • Perhatikan jadwal cut-off pemrosesan pesanan yang berlaku.

7.2 Fulfillment Request

Fulfillment Request digunakan untuk mengajukan pemrosesan pesanan di luar pesanan marketplace reguler, seperti pengiriman produk kepada KOL, kebutuhan event, atau pesanan non-marketplace lainnya. Melalui submenu ini, Brand dapat mengajukan kebutuhan pemrosesan pesanan khusus melalui website Kiosk Crew.

Pengajuan Fulfillment Request

  1. Buka menu Fulfillment pada dashboard.
  2. Pilih submenu Fulfillment Request.
  3. Pilih opsi untuk Buat Fulfillment Request.
  4. Lengkapi informasi pesanan sesuai kolom yang tersedia.
  5. Masukkan detail produk, jumlah barang, alamat tujuan, serta informasi lain yang diminta.
  6. Pilih jasa pengiriman dan layanan pengiriman yang tersedia pada website.
  7. Periksa kembali seluruh informasi pesanan sebelum mengirimkan pengajuan.
  8. Pantau status pengajuan melalui dashboard dan ikuti arahan tim Kiosk Crew apabila diperlukan.

Hal yang Perlu Diperhatikan

  • Pastikan detail produk, jumlah barang, dan alamat tujuan sudah benar.
  • Pilih jasa pengiriman sesuai kebutuhan pesanan.
  • Apabila informasi biaya pengiriman tidak muncul untuk jasa pengiriman tertentu, Brand dapat melakukan konfirmasi terlebih dahulu melalui grup Kiosk Crew.
  • Pastikan informasi pesanan sudah lengkap sebelum pengajuan dikirimkan.

7.3 Shipment

Shipment merupakan submenu yang berkaitan dengan informasi pengiriman pesanan dalam proses fulfillment. Brand dapat menggunakan submenu ini untuk memeriksa informasi pengiriman yang tersedia pada dashboard sesuai data pesanan yang diproses oleh Kiosk Crew.

Hal yang Perlu Diperhatikan

  • Periksa informasi pengiriman yang tercatat pada dashboard.
  • Pastikan informasi pesanan dan pengiriman sesuai.
  • Apabila ditemukan informasi pengiriman yang tidak sesuai atau belum tersedia, lakukan konfirmasi kepada tim Kiosk Crew melalui grup komunikasi yang digunakan.

8 Tips Menggunakan Dashboard dengan Lancar

Untuk membantu operasional berjalan lebih efisien, Brand disarankan melakukan hal-hal berikut:

  1. Pastikan data produk akurat. Gunakan nama, SKU, dan barcode yang sesuai dengan produk fisik.
  2. Ajukan inbound sebelum mengirim barang. Pastikan pengajuan dan jadwal penerimaan telah sesuai dengan prosedur.
  3. Pantau stok secara berkala. Periksa ketersediaan produk dan gunakan informasi stok sebagai acuan untuk merencanakan restock.
  4. Periksa saldo Coin Wallet. Pastikan saldo mencukupi untuk mendukung operasional.
  5. Ajukan kebutuhan khusus lebih awal. Pastikan permintaan layanan tambahan mengikuti prosedur yang berlaku.
  6. Pantau status pengajuan. Periksa perkembangan pengajuan dan lakukan tindak lanjut apabila diperlukan.
  7. Simpan bukti transaksi dan komunikasi penting. Informasi tersebut dapat membantu saat melakukan pengecekan atau menangani kendala.
Kembali ke Pusat Bantuan Kembali ke atas

Kami menggunakan cookie

Cookie yang sifatnya wajib kami pakai supaya situs ini berjalan normal. Dengan izin Anda, kami juga ingin memakai cookie analytics dan marketing untuk memahami bagaimana situs ini digunakan dan mengukur efektivitas campaign kami. Baca Kebijakan Privasi kami untuk detailnya.